Zu viel läuft von Hand. Wir automatisieren es.
Was es kostet, steht
vor der ersten Zeile Code.
- Discovery
- 1.900 €
- Umsetzung
- ab 6.000 €
- Betrieb
- ab 1.000 €/Mon.
Sie bestimmen, wo
Ihre Daten liegen.
Datenschutz, der nicht Ihr Problem istAuf Wunsch ohne einen einzigen US-Subprozessor.Das kennen Sie
vielleicht.
Vier Lagen aus dem Alltag. Trifft eine davon zu, lohnt sich das Gespräch.
Dieselbe Zahl steht an drei Stellen
Ein Auftrag wird ins Warenwirtschaftssystem getippt, in eine Tabelle übertragen und noch einmal in die Rechnung. Dreimal dieselbe Zahl, dreimal die Gelegenheit für einen Zahlendreher.
Der Monatsabschluss ist Handarbeit
Stunden aus Zetteln, Belege aus dem Postfach, Zahlen aus zwei Systemen. Zwei Tage, an denen jemand sortiert statt zu arbeiten.
Anfragen liegen, bis jemand hinsieht
Eine Nachricht kommt über das Formular, eine über Outlook, eine über das Telefon. Wer zuerst hinsieht, antwortet. Manchmal antwortet niemand.
Nur eine Person weiß, wie es geht
Der Ablauf steht in keinem Handbuch, sondern im Kopf einer Kollegin. Ist sie im Urlaub, wartet der Vorgang auf ihre Rückkehr.
Belege prüfen
und kontieren
So sieht ein Ablauf aus,
wenn wir ihn gebaut haben.
Jede Automatisierung besteht aus denselben fünf Teilen. Was sich unterscheidet, sind die Systeme dazwischen und die Regeln beim Prüfen.
Auslösen
Ein Ereignis startet den Ablauf: eine Mail trifft ein, ein Auftrag wird angelegt, eine Frist läuft ab, oder es ist schlicht Montagmorgen.
PostfachFormularZeitplanSystemereignisNiemand startet den Ablauf von HandAuslesen
Aus Dokument, Formular oder Datenbank wird geholt, was gebraucht wird. Bei Belegen und Schreiben liest ein Sprachmodell die Felder aus, statt dass jemand sie abtippt.
PDF und BildFormularfelderDatenbankNichts wird abgetipptPrüfen
Stimmt die Rechnung mit der Bestellung überein, fehlt eine Angabe, ist der Betrag plausibel? Was eindeutig ist, läuft weiter. Was es nicht ist, geht an einen Menschen.
PflichtfelderBetragsgrenzenAbgleich mit der BestellungDer Zweifelsfall geht an einen MenschenÜbertragen
Die Daten landen dort, wo sie hingehören: in der Warenwirtschaft, im CRM, in der Buchhaltung, in der Ablage. In allen Systemen zugleich, nicht nacheinander.
WarenwirtschaftCRMBuchhaltungAblageEine Zahl, überall derselbe StandMelden
Der Ablauf hält fest, was er getan hat, und meldet sich, wenn etwas klemmt. Bei uns, nicht bei Ihnen.
Protokoll je LaufAlarm bei AbbruchMonatsberichtDer Ausfall meldet sich bei unsEingangsrechnung
prüfen und buchen
Buchhaltung · AblageE-Rechnung kommt an und liegt richtigArbeitszeiten erfassen
und nachweisen
Zeiterfassung · LohnNachweis ohne ZettelwirtschaftAngebot aus
der Anfrage
Website · CRM · AngebotAntwort am selben TagWas fest ist,
bevor wir anfangen.
Vier Punkte, die im Angebot stehen, bevor Sie unterschreiben.
Ihre Systeme bleiben stehen
In den meisten Fällen verbinden wir, was schon da ist. Ersetzt wird nur, was sich nicht mehr sinnvoll betreiben lässt, und auch das sagen wir vorher, nicht mittendrin.
Der alte Weg läuft parallel weiter
Wir schalten das bisherige Vorgehen erst ab, wenn der neue Ablauf eine Zeit lang danebengelaufen ist und beide dasselbe Ergebnis geliefert haben.
Überwacht ab dem ersten Tag
Jeder Ablauf, den wir gebaut haben, wird überwacht. Bricht ein Schritt weg, etwa nach einem Update auf Anbieterseite, meldet sich das System bei uns.
Sie bestimmen, wo die Daten liegen
Standard sind deutsche Server bei Hetzner. Auf Wunsch betreiben wir in Azure, AWS oder der Google Cloud, und wenn nichts nach außen darf, auf Ihrer eigenen Hardware.
Wann sich das nicht lohnt
Ein Vorgang, der zweimal im Jahr vorkommt, ist die Automatisierung nicht wert. Einer, dessen Regeln sich jeden Monat ändern, auch nicht. Und wo der eigentliche Aufwand die fachliche Entscheidung ist und nicht das Übertragen, bleibt er beim Menschen. In der Potenzialanalyse sagen wir Ihnen das, bevor Sie dafür bezahlen.
Was Sie zur Automatisierung
wahrscheinlich fragen.
Wenn Ihre Frage nicht dabei ist, schreiben Sie uns. Die Antwort kostet nichts.
Frage stellenWas ist Prozessautomatisierung?
Prozessautomatisierung verbindet Programme, die heute nebeneinander laufen, und übernimmt die Schritte dazwischen: auslesen, prüfen, übertragen, ablegen. Bei opsols beginnt das mit einer Bestandsaufnahme Ihrer Systeme und endet mit einem Ablauf, der ohne Zutun läuft und überwacht wird. Verbunden werden typischerweise Warenwirtschaft, CRM, Buchhaltung, Postfach und Dateiablage.
Was kostet eine Prozessautomatisierung?
Die Potenzialanalyse ist kostenlos. Die Discovery kostet 1.900 € und wird bei Beauftragung vollständig angerechnet. Die Umsetzung beginnt bei 6.000 € und läuft zum Festpreis, der am Ende der Discovery feststeht. Der laufende Betrieb beginnt bei 1.000 € im Monat.
Wie lange dauert es, bis der erste Ablauf läuft?
Die Potenzialanalyse dauert 60 Minuten, die Discovery ein bis zwei Wochen. Die Umsetzung liegt je nach Zahl der beteiligten Systeme zwischen zwei Wochen und drei Monaten. Den Termin nennen wir am Ende der Discovery, zusammen mit dem Festpreis.
Welche Programme lassen sich verbinden?
DATEV, Lexware, Microsoft 365, Nextcloud, HubSpot, Sage, Shopware, Personio, WordPress und die meisten anderen, die im Mittelstand verbreitet sind. Hat ein Programm eine Schnittstelle, binden wir sie an. Hat es keine, gehen wir über Dateien, Postfächer oder die Datenbank.
Müssen wir dafür unsere Systeme wechseln?
Nein. Eine Automatisierung setzt auf dem auf, was Sie heute nutzen. Ein Wechsel steht nur dann zur Debatte, wenn ein Programm keine Schnittstelle hat und auch über Dateien oder Datenbank nicht erreichbar ist. Das ist selten.
Was passiert, wenn ein Anbieter seine Schnittstelle ändert?
Das kommt vor, und wir merken es vor Ihnen. Der Ablauf wird überwacht; bricht ein Schritt weg, meldet sich das System bei uns. Die Anpassung ist im Betriebspaket enthalten und wird nicht einzeln berechnet.
Fällt dadurch Arbeit für unsere Leute weg?
Automatisiert wird das Übertragen, nicht das Entscheiden. Wo eine fachliche Prüfung nötig ist, endet der Ablauf und legt den Vorgang einem Menschen vor. Was verschwindet, ist Abtippen, Suchen und Nachfragen.
Sagen Sie uns, was hakt.
Wir sagen Ihnen, was es kostet.
In der Potenzialanalyse sehen wir uns Ihre Abläufe an und sagen Ihnen, welcher Weg der günstigere ist: verbinden, neu bauen oder übernehmen. Vorbereiten müssen Sie nichts.
KontaktPotenzialanalyse anfragen60 Minuten · kostenlos · unverbindlich