Die Rechnung kommt an. Gebucht ist sie schon.
Was es kostet, steht
vor dem ersten Beleg.
- Discovery
- 1.900 €
- Umsetzung
- ab 6.000 €
- Betrieb
- ab 1.000 €/Mon.
Sie bestimmen, wo
Ihre Daten liegen.
Datenschutz, der nicht Ihr Problem istAuf Wunsch ohne einen einzigen US-Subprozessor.Das kennen Sie
vielleicht.
Vier Stellen im Ablauf, an denen heute jemand von Hand eingreift. Trifft eine davon zu, lohnt sich das Gespräch.
Der Beleg wird geholt
Er liegt im Postfach, im Lieferantenportal oder auf Papier. Jemand lädt ihn herunter und legt ihn in den Ordner, aus dem später gebucht wird.
Dieselben Felder ein zweites Mal
Lieferant, Betrag, Steuersatz und Konto stehen auf dem Beleg und werden trotzdem abgetippt. Bei jedem Beleg, jeden Monat, in derselben Reihenfolge.
Freigegeben wird per Weiterleitung
Die Mail liegt beim Zuständigen und wartet, bis er dazu kommt. Ob sie beantwortet ist, sieht nur, wer nachfragt.
Am Monatsende fehlt immer etwas
Jemand vergleicht den Kontoauszug mit der Ablage und sucht die Belege, zu denen keine Buchung gehört. Der Abschluss wartet genau so lange, wie diese Suche dauert.
Jeder Ablauf steht
in einer Liste
Derselbe Vorgang,
ohne die Handarbeit dazwischen.
Derselbe Beleg, derselbe Weg durch das Haus. Von Hand bleibt nur, was nicht eindeutig ist.
Erkannt, sobald er eintrifft
Postfach, Lieferantenportal und Scanordner werden überwacht. Ob PDF, XRechnung, ZUGFeRD oder abfotografiertes Blatt, macht keinen Unterschied.
PostfachPortalScanNiemand lädt mehr etwas herunterDie Felder stehen ausgelesen im System
Lieferant, Betrag, Steuersatz, Bestellbezug und Fälligkeit sind erfasst, bevor jemand den Beleg öffnet.
BelegerkennungStammdatenBestellbezugNichts wird abgetipptWas nicht zusammenpasst, geht an einen Menschen
Stimmt der Betrag mit der Bestellung, ist das Konto eindeutig, fehlt eine Angabe? Der Zweifelsfall kommt auf eine Liste, alles andere läuft weiter.
BestellabgleichBetragsgrenzenFreigaberegelnDer Zweifelsfall bleibt sichtbarDer Stapel liegt fertig
Buchungssätze und Belegbilder gehen gemeinsam an DATEV oder Lexware. Die Ablage ist zu diesem Zeitpunkt bereits erledigt.
DATEVLexwareBelegablageDer Abschluss beginnt vollständigIhre Systeme bleiben, wo sie sind
Dazu Lexware, Microsoft 365 und Outlook, für die es kein freies Markenzeichen gibt. Hat Ihr Programm eine Schnittstelle, binden wir sie an. Hat es keine, gehen wir über Dateien, Postfach oder Datenbank.
Wie wir das bauen
und was davon schon läuft.
Jede dieser Aufgaben ist eine unserer vier Leistungen. Welche es ist, steht hier, und der Weg dorthin beginnt immer gleich.
Prozessautomatisierung
Ihre Buchhaltung bleibt, wo sie ist. Verbunden wird, was heute dazwischen von Hand passiert.
Prozessautomatisierung ansehenPotenzialanalyse
60 Minuten, in denen wir uns ansehen, wie der Vorgang bei Ihnen heute läuft. Sie bekommen eine Einschätzung, ob und wie schnell sich das rechnet. Kostenlos und unverbindlich.
Termin ansehenWann sich das nicht lohnt
Kommen im Monat nur eine Handvoll Rechnungen herein, ist die Handarbeit schneller als jede Automatisierung. Und wo fast jede Rechnung eine fachliche Entscheidung braucht, bleibt diese Entscheidung beim Menschen; automatisiert wird dann nur der Weg davor und danach. In der Potenzialanalyse sagen wir Ihnen das, bevor Sie dafür bezahlen.
Was die Buchhaltung
zuerst fragt.
Wenn Ihre Frage nicht dabei ist, schreiben Sie uns. Die Antwort kostet nichts.
Frage stellenWas heißt Eingangsrechnungen automatisch verarbeiten?
Eingangsrechnungen automatisch zu verarbeiten heißt: Der Beleg wird aus Postfach oder Portal geholt, seine Felder werden ausgelesen, mit der Bestellung abgeglichen, zur Freigabe vorgelegt und für DATEV oder Lexware vorbereitet. Von Hand bleibt nur, was nicht eindeutig ist. XRechnung und ZUGFeRD liest der Ablauf genauso wie ein PDF oder ein abfotografiertes Blatt.
Was kostet das?
Die Potenzialanalyse ist kostenlos. Die Discovery kostet 1.900 € und wird bei Beauftragung vollständig angerechnet. Die Umsetzung beginnt bei 6.000 € und läuft zum Festpreis, der am Ende der Discovery feststeht. Der laufende Betrieb beginnt bei 1.000 € im Monat.
Funktioniert das auch mit Papierrechnungen?
Ja, sobald sie eingescannt oder mit dem Telefon abfotografiert sind. Die Erkennung arbeitet auf dem Bild und nicht auf einer strukturierten Datei, deshalb macht das Format keinen Unterschied.
Was passiert mit einer Rechnung, die nicht stimmt?
Sie wird nicht gebucht, sondern vorgelegt. Fehlt der Bestellbezug, weicht der Betrag ab oder ist ein Feld unleserlich, landet der Beleg in einer Liste mit dem Hinweis, was nicht zusammenpasst.
Ersetzt das unseren Steuerberater?
Nein. Es ersetzt die Arbeit davor: das Herunterladen, Abtippen, Ablegen und Nachfragen. Was er bekommt, ist derselbe Stapel wie bisher, nur vollständig und pünktlich.
Sagen Sie uns, was hakt.
Wir sagen Ihnen, was es kostet.
In der Potenzialanalyse sehen wir uns Ihre Abläufe an und sagen Ihnen, welcher Weg der günstigere ist: verbinden, neu bauen oder übernehmen. Vorbereiten müssen Sie nichts.
KontaktPotenzialanalyse anfragen60 Minuten · kostenlos · unverbindlich